Política de privacidade

1. Quem trata os dados

A Rotina Sistemas é a controladora dos dados da conta no Elo: os dados de quem contrata e da equipe com acesso ao painel.

Para os dados dos pacientes e dos responsáveis, o profissional (ou a clínica) é o controlador e nós somos o operador: tratamos esses dados só para o serviço funcionar, seguindo as instruções de quem os cadastrou.

2. Quais dados tratamos

Da conta e da equipe: nome, e-mail, celular, senha (guardada só como hash), CPF, CRP, endereço de atendimento e o papel de cada pessoa na clínica. Da clínica: nome, chave Pix, logo, cor e fonte do recibo.

Dos pacientes e responsáveis, cadastrados pelo profissional: nome, data de nascimento, CPF, e-mail, celular, endereço, contato de emergência, convênio e carteirinha, o vínculo com o paciente, o consentimento do responsável no caso de crianças e adolescentes, as sessões, presenças e faltas, as cobranças e pagamentos, os recibos, os documentos enviados no portal e as respostas no WhatsApp (inclusive o comprovante de Pix que o paciente mandar).

Anotações das sessões: escritas pelo profissional e guardadas criptografadas. Só quem as escreveu lê; elas não vão para nenhuma ferramenta de análise.

De pagamento da assinatura: processado pela Stripe. Não recebemos nem guardamos o número do cartão; guardamos o identificador da assinatura, o plano, a situação e as datas de cobrança.

De uso: endereço IP, navegador e registros de acesso, para segurança. Nas páginas públicas (site, cadastro e entrada), também como a pessoa navega, para medir os anúncios e entender onde o site atrapalha. O painel, o portal do paciente e os recibos ficam fora dessa medição.

3. Para que usamos e com que base legal

Prestar o serviço contratado (execução do contrato): agenda, mensagens, portal, cobranças, recibos, repasses e suporte.

Conferir que o CRP informado existe, está ativo e é do titular, e evitar contas repetidas (legítimo interesse e prevenção a fraude).

Cumprir obrigações legais, como guardar registros de acesso pelo prazo do Marco Civil da Internet.

Melhorar o serviço e proteger as contas (legítimo interesse), com o mínimo de dados necessário.

Os dados de saúde dos pacientes são tratados pelo profissional com base nas hipóteses da LGPD para dados sensíveis, como a tutela da saúde por profissional de saúde; nós os tratamos só como operador.

4. Com quem compartilhamos

Com os fornecedores que fazem o serviço funcionar, só no que cada um precisa: a Stripe (pagamento da assinatura), a Twilio (mensagens pelo WhatsApp e códigos de confirmação por SMS), o serviço de envio de e-mail (confirmação, recuperação de senha e avisos), a Infosimples (consulta do CRP no Cadastro Nacional do CFP, no cadastro), o provedor de hospedagem e banco de dados e, só nas páginas públicas, o Google (Analytics), a Meta (medição dos anúncios) e a Microsoft (Clarity: medição de uso do site). Nenhum deles pode usar os dados para fins próprios.

Os dados do paciente aparecem para ele e para os responsáveis no portal, pelo link que o profissional envia, e no recibo, para quem tiver o código de verificação. Esses links funcionam como chaves: não os compartilhe.

Não vendemos dados. Compartilhamos com autoridades só quando a lei exigir.

5. Por quanto tempo guardamos

Enquanto a conta existir, inclusive em modo de consulta. Cadastros que não confirmam o e-mail em 7 dias são apagados, e o IP do cadastro é descartado depois de 180 dias.

Depois do encerramento da conta, apagamos os dados em até 90 dias, exceto o que precisar ficar por obrigação legal (registros de acesso por 6 meses; dados de cobrança pelo prazo fiscal). A guarda dos registros dos pacientes pelo prazo das normas do CFP é do profissional: antes de encerrar, exporte o que precisa guardar.

6. Seus direitos

Pela LGPD, você pode pedir confirmação do tratamento, acesso, correção, anonimização, portabilidade e eliminação dos seus dados, além de informação sobre compartilhamentos e de revogar consentimentos. Escreva para contato@rotinasistemas.com.br; respondemos em até 15 dias.

Se você é paciente ou responsável e quer exercer esses direitos sobre os dados cadastrados pelo seu profissional, fale com ele ou com a clínica; nós ajudamos a atender o pedido.

7. Segurança

Senhas guardadas com hash, tráfego cifrado (HTTPS), anotações das sessões criptografadas, acesso por token com expiração, permissões por papel (gestão, profissional e secretária) e registros que não guardam dados de saúde. Nenhum sistema é totalmente seguro: se houver um incidente com risco para você, avisaremos como a lei exige.

8. Cookies e armazenamento no navegador

O painel guarda o seu acesso no navegador para manter a sessão. As páginas públicas usam cookies do Google Analytics, da Meta e do Microsoft Clarity para medição; o que se digita nos campos fica mascarado. Dá para bloqueá-los nas configurações do navegador sem perder nenhuma função. O painel, o portal do paciente e os recibos não carregam esses cookies.

9. Crianças e adolescentes

A conta no Elo é de maiores de 18 anos. Pacientes crianças e adolescentes são cadastrados pelo profissional com o consentimento do responsável registrado, e as mensagens vão para o responsável, como pede o artigo 14 da LGPD.

10. Mudanças e contato

Podemos atualizar esta política; mudanças relevantes são avisadas por e-mail ou no painel. O encarregado pelo tratamento de dados responde em contato@rotinasistemas.com.br.